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ARTICLE 1 - COTISATIONS
Section 1:
La cotisation régulière qui doit être demandée pour tout individu ou pour un groupe d'individus qui sont membres d'une même famille vivant dans la même résidence, doit être fixée à 5,00 dollars.
Section 2:
Les cotisations pour les aînés doivent être fixées à 1,00 dollar par personne, et lorsque dans le cas d'une famille, les parents sont des personnes âgées, la cotisation doit être 1,00 dollar pour chaque membre de la famille mais la famille au complet ne doit pas payer plus de 5,00 dollars.
Section 3:
Tout fonctionnaire ou directeur de l'Association doit être autorisé à déroger à la cotisation dans des cas spécifiques et doit déclarer ces cas au Comité exécutif.
Section 4:
La cotisation doit couvrir la période du 1er septembre d'une année au 31 août de l'année suivante.
Section 5:
Les adhésions pour privilèges de vote seront vérifiées à la réunion générale annuelle et les membres recevront une carte servant à voter. Les privilèges de vote sont basés sur les adhésions réglées à l'Association.
Section 6:
Les adhésions ne seront pas vendues à la réunion générale annuelle ou au cours des 45 jours précédents.
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ARTICLE 2 - MEMBRES HONORAIRES
Le conseillé local de la circonscription doit être un membre honoraire de l'Association.
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ARTICLE 3 - FONDS
Section 1:
Le Comité exécutif doit être autorisé à approuver, sans limites, les dépenses et les subventions non pas dans le budget approuvé. Les dépenses ou les subventions plus de 5,000$ pour un objectif seront rapporter à la prochaine assemblée générale dans le rapport du comité financière.
Section 2:
Le président doit avoir l'autorité de dépenser ou d'approuver une dépense jusqu'à 300 dollars sans demander à l'avance l'approbation du Comité exécutif. Chaque dépense doit être tenue séparée et distincte. Le président doit rapporter toute dépense de plus de 25 dollars au prochain Comité exécutif suivant la dite dépense.
Section 3:
Le directeur des programmes doit avoir l'autorité de dépenser ou d'approuver les dépenses d'argent dans le but de livrer des programmes, des services, des activités de l'Association jusqu'à 1000 dollars par dépense à même le budget approuvé. Toute dépense de plus de 500 dollars doit être déposée pour le registre à la prochaine réunion du Comité exécutif suivant la dépense.
Section 4:
Tous les membres de l'exécutif ont le droit d'être remboursés pour les dépenses éligibles engagées de la part de l'Association telles qu'établies par le comité des finances. Si la question d'établir les dépenses éligibles devient douteuse elle doit être apportée au Comité exécutif pour une décision finale. Il appartient aux membres de l'exécutif de demander au préalable l'approbation des dépenses qui seront engagées. S'il y a un doute, ces dépenses sont éligibles pour remboursement.
Section 5:
À l'exclusion des Sections 2, 3 et 4, toutes transactions financières de la part de l'Association doivent être autorisées par deux des personnes suivantes : le président, le vice-président, le trésorier, le directeur des programmes ou autres signataires approuvés désignés de temps en temps par le Comité exécutif. Le Comité exécutif peut cependant déléguer cette autorité, à n'importe quel moment, à un comité ou un groupe organisé de membres de l'Association qui ont été autorisés à ramasser ou à maintenir des fonds sous l'Article 11, Section 3 de la Constitution. Les signataires approuvés doivent, lorsque possible, éviter de signer des chèques en blanc.
Section 6:
Un ou plus de vérificateurs doivent être nommés à la réunion générale annuelle afin de mener une vérification des livres d'écritures comptables de l'Association pour l'année qui s'ensuit. Le compte rendu certifié du vérificateur doit être présenté à la prochaine réunion générale annuelle suivant la présentation du rapport financier annuel du trésorier.
Section 7:
Pour les besoins de présenter, à la réunion générale annuelle, le rapport financier annuel du trésorier, l'année fiscale de l'Association doit commencer le 1er avril de chaque année et se terminer le 31 mars de l'année suivante.
Section 8:
Le directeur des finances doit rapporter à la réunion générale annuelle toutes allocations, subventions et prêts approuvés par le Comité exécutif depuis la dernière réunion générale annuelle.
Section 9:
Les demandes de remboursement doivent être adressées par écrit sur le formulaire approuvé à l'Association communautaire de Canterbury, à l'attention du directeur des programmes. Le formulaire approuvé devra accessible au site web de l'Association (www.cca-acc.ca) ou dans une forme écrite disponible au centre communautire. Les demandes de remboursements doivent rencontrer les exigences établies de temps en temps par le directeur des programmes et le trésorier. De telles exigences doivent, parmi d'autres questions mais non limitées à celles-ci, traiter avec le moment de telles demandes, des remboursements au prorata, des remboursements basés sur des certificats médicaux, des frais administratifs et des chèques sans provision. Les demandes de subventions doivent être inscrites sur le formulaire approuvé et doivent être adressées au directeur des programmes. Le formulaire approuvé devra accessible au site web de l'Association (www.cca-acc.ca) ou dans une forme écrite disponible au centre communautire. Les modifications du remboursement des besoins de subventions doivent être présentées au Comité exécutif.
Section 10:
Le comité des finances établira un budget pour l'année fiscale à venir et doit présenter un budget à la réunion générale annuelle. Le comité des finances contrôlera le budget d'un bout à l'autre de l'année fiscale.
Section 11:
Le budget annuel de l'ACC ne doit pas démontrer un déficit qui réduirait les avoirs financiers de l'ACC, tel que déclaré à la dernière réunion général annuelle, il ne doit pas être de plus de 15 %.
Section 12:
Si le total des avoirs financiers de l'ACC est réduit sous les 10 000 $ la section précédente ne s'applique plus. Un budget équilibré ou excédentaire est exigé.
Section 13:
Par dérogation à la Section 11 ci-dessus, le minimum de réserve financière dont l'ACC doit maintenir en tout temps est le montant nécessaire à payer les honoraires de tous les moniteurs de l'ACC pour une session complète.
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ARTICLE 4 - SUBVENTIONS ET CONTRIBUTIONS
Section 1:
Le principe pour les subventions et contributions est de donner la préférence aux soumissions de groupes volontaires fournissant un service ou une facilité de valeur durable dont un grand nombre de personnes de la circonscription de quartier Alta Vista pourrait en bénéficier d'une manière significative.
Section 2:
Plus précisément, comme principes pour les subventions
et contributions, l'ACC donnera sa préférence
aux soumissions et projets qui:
(a)
sont situés dans la circonscription locale
(b)
les bénéficiaires doivent habiter dans la circonscription
locale, ou dans le sud-est d'Ottawa
(c)
appuient des programmes et des activités de l'Association
communautaire de Canterbury et du Centre communautaire de
Canterbury
(d)
appuient des volontaires ou groupe de service communautaire
dans la circonscription locale, le secteur géographique
de l'ACC (où le prospectus des programmes est livré)
et plus largement, le sud-est d'Ottawa
(e) fournissent
la mise de fonds initiale qui servira à rapporter
de l'argent supplémentaire ou au travail dans un
programme à frais partagés
(f)
appuient des organisations qui n'ont pas accès facilement
à d'autres sources de contribution externe et qui
ne font pas partie d'un groupe de propagande majeure annuelle
pour obtenir des contributions bénévoles de
la communauté ou de la maison mère
g) appuient une organisation
qui rassemble une partie des fonds elle-même pour
un ancien projet par l'obtention des contributions bénévoles
liées à ce projet particulier
h)
profitent de façon significative d'un grand nombre
de personnes
i)
fournissent une valeur durable à la région
locale (p. ex. installation permanente)
j)
appuient clairement un groupe cible/défavorisé
dont l'ACC a choisit de soutenir spécifiquement par
sa programmation
k) la
contribution de l'ACC sera grandement et de façon
permanente rendue publique au moyen d'un bulletin ou d'une
enseigne, etc.
l)
accélèrent de façon significative le
processus de fourniture d'un service ou d'une facilité
comme par exemple le A Programme de partenariat communautaire
pour les projets d'immobilisation secondaires A.
Section 3:
De façon précise, comme lignes directrices pour
les subventions et contributions, l'ACC ne donnera aucune préférence
aux organisations suggérant des projets et propositions
qui:
(a)
demandent continuellement des contributions pour soutenir
des activités et dépenses opérationnelles
normales
(b)
ne fournissent pas l'information budgétaire nécessaire
(c) font
partie d'un groupe de propagande majeure annuelle pour obtenir
des contributions bénévoles (p. ex. Centraide, HEEO) par lequel
les membres de l'ACC peuvent individuellement, s'ils le désirent,
faire un don.
Section
4:
Les procédures pour les subventions et contributions
s'appliqueront à toutes les organisations affiliées.
Les organisations affiliées auront priorité sur
les organisations externes. Un régime de faveur sera
accordé aux organisations affiliées qui adhèrent
à la constitution et aux règlements administratifs.
Section 5:
Les organisations externes doivent soumettre une demande écrite
au président de l'ACC, pour une subvention, une contribution
ou un prêt. La demande doit inclure:
(a)
le but d'ensemble de l'organisation ou du programme
(b)
le montant précis demandé
(c)
l'objet intentionnel spécifique pour la demande d'argent
(d)
une estimation du nombre de personnes qui bénéficieront
de l'utilisation de l'argent
(e)
endroit géographique qui en bénéficiera
(où la majorité des bénéficiaires
demeurent)
(f) groupe
cible pour le programme (enfants, adolescents, aînés,
handicapés, etc.)
(g)
est-ce que cette organisation fait partie d'un groupe de
volontaire? Nombre de volontaires dont le travail sera soutenu
par la contribution
(h)
est-ce que cette contribution servira à apporter
de l'argent supplémentaire? (p. ex. au moyen d'un
programme à frais partagés avec la ville,
la province, le gouvernement fédéral, etc.)
(i)
est-ce que d'autre argent a déjà été
amassé ailleurs pour ce programme?
(j)
est-ce que leurs plans sont pour un groupe de propagande
pour obtenir des contributions bénévoles?
(k)
état financier de la dernière année,
budget pour la prochaine année fiscale ou la durée
du programme
(l)
si le groupe a reçu dans le passé une contribution
de l'ACC, décrire brièvement comment cet argent
a été utilisé
(m)
comment sera reconnue la contribution de l'Association communautaire
de Canterbury? (p. ex. enseigne, plaque d'entrée,
article, photo dans le journal communautaire, etc.)
Section 6:
l'exécutif de l'ACC prendra sa décision concernant les subventions et contributions en se basant sur la demande écrite et sur la recommandation de son comité des finances, qui sera responsable d'examiner la demande. Si plus de clarification est nécessaire, l'ACC peut, cependant, demander au postulant de faire une présentation au Comité exécutif de l'ACC.
Section 7:
Le comité des finances de l'ACC examinera d'abord les demandes écrites en se basant sur les critères d'évaluation de l'ACC pour les subventions et contributions. Ces critères d'évaluation seront disponible au site web d'Association (www.cca-acc.ca). Ce comité fournira des recommandations à l'exécutif de l'ACC à qui revient la décision finale concernant toutes les subventions et contributions.
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ARTICLE 5 - PRÉSENCE AUX RÉUNIONS DE L'EXÉCUTIF
Tout membre du conseil exécutif qui fait défaut d'assister à trois réunions dudit conseil sera exclu du conseil. Un membre exclu du conseil aura le droit de demander sa réintégration à la prochaine réunion du conseil. La question sera soumise à un vote secret parmi les membres présents du conseil et sera décidée par un vote majoritaire.
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ARTICLE 6 - RULES OF ORDER
Les règles suivantes doivent être observées
à toute réunion du Comité exécutif,
à tout comité permanent ou spécial, et
à toute réunion générale de l'Association.
Toute règle peut être interrompue pour la durée
d'une réunion par un vote des deux tiers des membres
présents à la réunion.
1. Un Quorum
pour toute réunion dûment convoquée du
Comité exécutif doit être conforme à
l'Article 5, Section 4 de la constitution; "un dirigeant
élu et de cinq membres élus ou de sept membres
élus".
2. 2.
Le président
Le président présidera toutes les réunions
du Comité exécutif.
Le vice-président présidera la réunion
du Comité exécutif durant l'absence du président.
Durant l'absence du président et du vice-président,
le Comité exécutif peut élire parmi ses
propres membres un président pour cette réunion.
Le
président doit:
(a)
diriger la réunion en gardant la haute main sur la
tâche;
(b) tous
commentaires, questions, discussions doivent être
adressés par le président; (aucune interférence);
(c)
le président doit observer le rang du poste des membres
de l'exécutif à être adressé;
(d)
le président peut débattre de n'importe quel
sujet sous discussion au moment de rendre temporairement
la présidence au vice-président ou à
un autre membre du Comité exécutif pendant
la discussion et le vote subséquent;
(e)
le président peut voter seulement afin de rompre
un vote à égalité;
(f)
le président ne doit pas introduire ou seconder des
requêtes;
(g)
le président peut limiter le temps de l'orateur sur
toute requête ou pendant toute discussion.
3. Requêtes :
(a)
Aucune requête ne doit être discutée jusqu'à
ce qu'elle ne soit secondée;
(b)
Lorsqu'une requête est introduite et secondée,
l'auteur peut être sommé par le président
de produire cette requête par écrit et de la
remettre au président par lequel elle sera lue devant
la réunion pour discussion;
(c)
Tout auteur d'une requête doit être libre d'accepter
un amendement à cet égard; mais si l'amendement
n'est pas accepté par l'auteur, bien qu'il soit dûment
secondé, un vote doit être tenu sur l'amendement
avant de voter sur la requête originale;
(d)
Lorsqu'une question est en cours de discussion, aucune requête
ne sera reçue excepté de la renvoyer à
plus tard, de la remettre à un comité ou de
l'amender;
(e)
Une requête ajournée doit toujours être
en règle excepté lorsqu'une autre requête
est devant une réunion.
4. Appels:
(a)
Un appel peut, dans tous les cas, être formulé
à partir de n'importe quelle décision du président.
Les deux tiers d'un vote majoritaire des membres de l'exécutif
présents doivent être nécessaires pour
soutenir le vote;
(b)
Tout membre formulant un appel d'une décision du
président doit en indiquer les raisons. Le président
peut alors donner les raisons de sa décision avant
que la question soit posée. Lorsque le vote a été
pris, le sujet doit être considéré réglé;
(c)
Les appels et requêtes à reconsidérer
ou à ajourner ne sont pas discutables.
5. Lignes directrices de l'ordre
du jour:
L'ordre du jour du Comité exécutif
(a) Appel
à l'ordre
(b)
Approbation de l'ordre du jour
(c)
Approbation et modifications à l'ordre du jour
(d) Approbation
du dernier procès-verbal
(e) Affaires
en suspens provenant du procès-verbal
(f)
Rapports des comités spéciaux (ces comités
nommés pour exister seulement jusqu'à ce qu'ils
aient complété une tâche spécifique)
(g)
Affaires nouvelles
1)
correspondance
2) ...........etc.
(h)
Rapport du directeur du CCC
(i) Rapports
des directeurs
(j)
Rapports des organisations
affiliées
(k)
Table ronde
(l) Dates
des prochaines réunions
(m)
Ajournement
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ARTICLE 7 - APPENDICES
Les appendices ci-joints sont sujets à modification par l'entremise de l'approbation du Comité exécutif, à la condition que ces modifications n'entrent pas en conflit avec les mesures prises soit par la Constitution ou les Règlements administratifs de l'Association.
Ces Règlements administratifs ont été approuvés à la réunion générale annuelle du 24 mai 1984. Amendés par les membres aux réunions générales annuelles le 11 juin 1992, le 26 mai 1993, le 1er juin 1995, le 12 juin 1997, le 24 septembre 1998, le 20 juin 2000, le 14 juin 2001, le 20 juin 2002 et le 17 juin 2004. La copie consolidée a été préparée par Mark Inman en juin 2004.
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