CONSTITUTION DE L'ASSOCIATION COMMUNAUTAIRE DE CANTERBURY (Consolidée au 18 juin 2004)

Cette nouvelle constitution a été approuvée à la réunion générale annuelle du 24 mai 1984. Amendée par les membres aux réunions générales annuelles le 11 juin 1992, le 26 mai 1993, le 13 juin 1996, le 12 juin 1997, le 24 septembre 1998, le 20 juin 2000, le 14 juin 2001, le 20 juin 2002 et le 17 juin 2004. La copie consolidée a été préparée par Mark Inman en juin 2004.

Table des matières

ARTICLE 1 - NOM
ARTICLE 2 - BUTS ET OBJECTIFS
ARTICLE 3 - NOMBRE D'ADHÉRENTS
ARTICLE 4 - RÉUNIONS GÉNÉRALES
ARTICLE 5 - COMITÉ EXÉCUTIF
ARTICLE 6 - ÉLECTION DES OFFICIERS, DIRECTEURS ET MEMBRES DU DOMAINE PUBLIC
ARTICLE 7 - RÉMUNÉRATION DU COMITÉ EXÉCUTIF
ARTICLE 8 - FONCTIONS
ARTICLE 9 - ORGANISATIONS AFFILIÉES
ARTICLE 10 - COMITÉS
ARTICLE 11 - FONDS
ARTICLE 12 - PARTICIPATION DES MEMBRES DE L=EXÉCUTIF DE L=ACC DANS LES ÉLECTIONS POLITIQUES
ARTICLE 13 - AMENDEMENTS CONSTITUTIONNELS
ARTICLE 14 - AMENDEMENTS DES RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS

(a) en faisant connaître leurs idées et opinions aux autorités municipales et autres organisations;
(b) en coordonnant les activités et programmes de la communauté avec les organisations civiques ou autres;
(c) en fournissant des activités et programmes de loisirs et de sports à la communauté.

ARTICLE 6 - ÉLECTION DES OFFICIERS, DIRECTEURS ET MEMBRES DU DOMAINE PUBLIC

Section 1:
élection, nomination et mandat

(a) L'Association doit avoir comme officiers un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier

(b) L'Association doit avoir les directeurs suivants

- Affaires civiques
- Programmes
- événements spéciaux
- Publicité et distribution
- Liaison communautaire
- Liaison de la francophonie
- Adhésions
- Bourses d'études
- Finances

(c) L'Association peut avoir au maximum six membres du domaine public élus avec un maximum de trois membres du domaine public nommés par le Comité exécutif. Les membres du domaine public nommés ont les mêmes droits et privilèges que les membres du domaine public élus. Le président doit avoir l'autorité de nommer un membre du domaine public à un comité lorsque nécessaire.

(d) Les personnes élues doivent exercer leurs fonctions à partir de leurs élections jusqu'aux élections tenues à la prochaine réunion générale annuelle. Personne ne peut exercer son mandat plus de deux termes consécutifs en tant que président à moins qu'aucun membre actuel de l'exécutif ne désire être nommé.

(e) Le président, le vice-président et tous les directeurs, à l'exclusion du directeur des programmes, et un maximum de six membres du domaine public doivent être élus à la réunion générale annuelle et doivent exercer leurs fonctions jusqu'à ce qu'une élection soit tenue à la prochaine réunion générale annuelle.

(f) Le secrétaire, le trésorier et le directeur des programmes doivent être nommés à la première réunion du Comité exécutif tenue après la réunion générale annuelle. Ils devront exercer leurs fonctions à partir de leurs nominations jusqu'à la première réunion du Comité exécutif tenue après la prochaine réunion générale annuelle.

(g) Si le poste de président devient vacant, le vice-président prendra en charge ces fonctions jusqu'à la prochaine réunion générale annuelle, faute de quoi, un membre actuel du Comité exécutif peut prendre en charge les fonctions jusqu'à la prochaine réunion générale annuelle. Dans le cas où plus d'un membre du Comité exécutif démontrent de l'intérêt à prendre en charge les fonctions de président, un vote sera tenu parmi tous les membres du Comité exécutif non intéressés au poste de président. La majorité des votes étant le facteur déterminant.

(h) Liste de candidats
1. -Afin de préparer une liste de candidats pour la réunion générale annuelle, le Comité des nominations, établi conformément avec la Section 6 de l'Article 6, doit afficher dans le foyer du centre communautaire une liste approuvée par l'exécutif de candidats proposés. Cette liste doit être affichée au moins six semaines avant la date de la réunion générale annuelle. Une invitation est lancée aux membres actuels de l'ACC à se nommer eux-même ou de nommer d'autres membres actuels afin de tenir une élection à un poste exécutif identifié.

2. - L'acceptation des nominations doit cesser quatre semaines avant la date de la réunion générale annuelle à laquelle le Comité des nominations doit confirmer que la personne qui présente le candidat et les candidats sont des membres actuels de l'Association et que le membre actuel étant candidat pour fin d'élection est prêt à ce que son nom soit représenté pour le poste indiqué par le membre présentant le candidat.

3. - Une liste finale approuvée des officiers avec une liste des candidats nommés et les postes pour lesquels ils se présentent doit être installée dans le foyer du centre au moins une semaine avant la réunion générale annuelle.

Section 2 : VICE-PRÉSIDENT
Les fonctions du vice-président sont les suivantes : s'acquitter des fonctions du président durant son absence, et en plus s'acquitter d'autres fonctions telles qu'exigées par le président, le Comité exécutif ou la réunion générale. Advenant une disponibilité au poste de président, le vice-président doit agir comme président jusqu'à la prochaine réunion générale annuelle. Durant l'absence du président et du vice-président, le Comité exécutif doit choisir un de ses membres élus pour présider la réunion.

Section 3 : SECRÉTAIRE
Les fonctions du secrétaire sont les suivantes : enregistrer consciencieusement les procédés et décisions de toutes les réunions du Comité exécutif et de toutes les réunions générales de l'Association; préparer la correspondance et les avis qui peuvent être exigés par le président, le Comité exécutif ou la réunion générale de l'Association; préparer avec le président, l'ordre du jour pour toutes les réunions du Comité exécutif et toutes les réunions générales de l'Association; informer les membres et le Comité exécutif des réunions de ce comité; et mettre à jour tous les dossiers et documents de l'Association, autres que ceux maintenus par le trésorier ou par les directeurs. Si la personne nommée au poste de secrétaire n'est pas une personne élue au Comité exécutif tenu à la dernière réunion générale annuelle et n'est pas une personne nommée au Comité exécutif par ce comité, alors il ou elle n'a pas le droit de vote ou d'introduire des requêtes aux réunions de ce comité.

Section 4 : TRÉSORIER
Les fonctions du trésorier sont les suivantes : recevoir tous les argents payables à l'Association, déposer ou investir ces argents selon les instructions du Comité exécutif; payer toutes les dettes et obligations dûment approuvées de l'Association; maintenir les dossiers sur de telles transactions et d'en informer le Comité des finances et le Comité exécutif, lorsqu'il y a lieu, et l'Association à la réunion générale annuelle. Si une personne nommée au poste de trésorier n'est pas une personne élue pour exercer des fonctions sur le Comité exécutif à la dernière réunion générale annuelle et n'est pas une personne nommée au Comité exécutif par ce comité, il ou elle ne doit pas avoir le droit de vote ou d'introduire des requêtes aux réunions de ce Comité. Le trésorier ne doit en aucun cas voter ou introduire des requêtes concernant les sorties de fonds ou la répartition des fonds.

Section 5 : DIRECTEUR DES FINANCES
Le directeur des finances doit s'assurer que tous les biens de l'Association soient convenablement en sécurité et protégés; il doit recevoir et analyser toutes les subventions et les demandes de contribution afin de faire des recommandations à la disposition du Comité exécutif; doit mener avec le directeur des programmes un examen annuel des budgets pour tous les groupes et activités de l'Association. Le but est de s'assurer que toutes les activités établissent leurs revenus et leurs coûts en tenant compte des ressources afin d'atteindre les besoins en immobilisation; et doit analyser toutes demandes de fonds à l'intérieur ou à l'extérieur de l'Association afin de financer les projets, mener des activités ou d'utiliser les fonds à des usages multiples. Le directeur des finances doit être le président du Comité des finances.

Section 6 : DIRECTEUR DES AFFAIRES CIVIQUES
Le directeur des affaires civiques doit tenir le Comité exécutif au courant de tous les faits relevant des affaires municipales incluant la planification urbaine, les budgets de la municipalité et la prestation des services par la ville d'Ottawa ou autres organismes. Il doit selon les besoins étudier ces faits et en faire un compte rendu au Comité exécutif.

Section 7 : DIRECTEUR DES PROGRAMMES
Les directeur des programmes doit planifier et diriger tous les programmes administrés par l'Association. Les responsabilités incluent le recrutement des fournisseurs et le personnel, établir et approuver les coûts contractuels, approuver toutes les demandes de remboursement, approuver toutes les demandes d'aide financière, correspondre régulièrement avec les instructeurs, approuver tous les achats dans le cadre des programmes, coordonner toutes les activités des programmes incluant les réunions mensuelles du Comité des programmes, faire la liaison avec le personnel de la ville d'Ottawa, établir de nouveaux programmes et modifier les programmes existants afin de répondre aux besoins de la communauté, coordonner les activités associées à l'inscription, préparer le prospectus des programmes à chaque session, allocation d'une salle, répondre et réagir à toutes demandes de renseignements, les préoccupations, suggestions, etc. concernant les programmes.

Section 8 : DIRECTEUR DES ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX
Le directeur des événements spéciaux sera responsable de la planification, la coordination et l'organisation des activités pour toute la communauté.

Section 9 : DIRECTEUR DE LA PUBLICITÉ ET DE LA DISTRIBUTION
Le directeur de la publicité sera responsable de la planification, la coordination et l'organisation de la publicité pour tous les programmes et activités de L'Association.

Section 10 : DIRECTEUR DES BOURSES D'ÉTUDES
Le directeur des bourses d'études doit travailler avec son Comité à administrer tous les aspects du Programme annuel des bourses d'études scolaires et athlétiques de l'ACC. Ceux-ci comprennent les conditions d'admissibilité, la publicité, l'évaluation des procédures, l'évaluation des candidats, l'attribution des bourses d'études et l'évaluation périodique du programme de bourses d'études. Le directeur fournira des conseils et des recommandations au Comité exécutif.

Section 11 : DIRECTEUR DE LIAISON COMMUNAUTAIRE
Le directeur de liaison communautaire sera responsable de renseigner les membres de l'Association et la communauté en général du travail de l'Association et devra garder contact avec les autres organisations communautaires.

Section 12 : DIRECTEUR DE LIAISON DE LA FRANCOPHONIE
Le directeur de liaison de la francophonie doit travailler avec le directeur des programmes lorsque nécessaire. Les autres directeurs planifient, coordonnent et organisent les activités et les programmes en français et ils doivent aider dans la préparation de la publicité et du matériel présenté à titre documentaire en français; de plus, il ou elle sera responsable de tout ce qui concerne la prestation des services en français par l'Association et pour la liaison avec les organisations communautaires francophones et les groupes d'intérêt spéciaux.

Section 13 : DIRECTEUR DES SERVICES D'ADHÉSION
Le directeur des services d'adhésion doit, en collaboration avec le directeur des programmes, planifier, coordonner et organiser l'inscription des membres qui participeront aux programmes de l'Association, conserver et rendre accessibles au Comité exécutif tous les dossiers des membres.

Section 14 : MEMBRES DU DOMAINE PUBLIC
Les membres du domaine public auront comme fonctions de participer aux réunions de l'exécutif et de participer à au moins un comité de leur choix ou tel qu'attribué par le président.

Section 15 : COMPTE RENDU DES RESPONSABILITÉS
Chaque directeur doit signaler, lorsqu'il y a lieu, au Comité exécutif toutes les questions relevant de ses fonctions ainsi que le travail de son comité. À la réunion générale annuelle il doit, s'il y a lieu, présenter un rapport écrit sur ses activités et sur les activités de son comité depuis la dernière réunion générale annuelle.

Section 2 : Le Comité exécutif peut lorsque nécessaire établir n'importe quel comité spécial et nommer le président de ce comité.

Section 3 : Le Comité exécutif doit être autorisé à nommer tout membre de l'Association pour siéger sur n'importe quel comité permanent ou spécial de l'Association. Le président doit être autorisé à nommer tout membre du Comité exécutif pour siéger sur n'importe quel comité.

Section 4 : De plus, sur tout comité permanent établi sous la Section 1 ci-haut, le Comité exécutif peut nommer un Comité des finances comme comité permanent. Il sera formé du directeur des finances comme président et d'au moins 2 autres membres du Comité exécutif ayant droit de vote à l'exception du trésorier. Ce comité sera responsable d'étudier tous les faits relevant du recouvrement et sorties de fonds et de faire des recommandations au Comité exécutif sur ces faits. Il doit établir un budget annuel pour l'approbation du Comité exécutif et pour la réunion générale annuelle. Le trésorier doit être un membre non-votant de ce comité.

Section 5 : En plus des comités permanents établis sous la Section 1 ci-haut, le Comité exécutif doit nommer un Comité des bourses d'études formé du directeur des bourses d'études et d'au moins 2 autres membres du Comité exécutif ayant droit de vote. Ce comité sera responsable d'administrer tous les aspects du programme des bourses d'études de l'ACC tel que décrit sous l'Article 8, directeur des bourses d'études.

Section 6 : Au moins 8 semaines avant chaque réunion annuelle, le Comité exécutif doit désigner un Comité des candidatures formé d'au moins 3 membres de l'Association et doit nommer le président de ce comité. Le Comité des candidatures doit être responsable de préparer une liste de tous les membres de l'Association désirant être candidats à plusieurs postes élus sur le Comité exécutif. Cette liste doit être présentée à la réunion générale annuelle.

Section 7 : Chaque comité permanent ou spécial ayant besoin de fonds doit le plus tôt possible, après que le comité soit établi, soumettre un budget au Comité des finances.

Section 2 : Tous les fonds amassés pour le compte de l'Association ou dérivés de n'importe quelle activité effectuée au nom de l'Association doivent être retournés rapidement au trésorier qui doit déposer ou investir ces fonds en vertu des directives du Comité exécutif sous la Section 1.

Section 3 : Par dérogation à la Section 2 ci-haut, le Comité exécutif peut autoriser les comités ou les groupes organisés de membres de l'Association de recouvrir ou de retenir des fonds pour leurs besoins et pour les activités. Chacun de ces comités ou groupe organisé doit, quand le but ou l'activité pour lesquels ces fonds ont été recouverts ou retenus, sont respectés ou complétés, présenter un état financier au trésorier démontrant en détail les reçus et les déboursés. Le solde des fonds à ce moment doit être remis au trésorier à moins que le Comité exécutif n'en indique autrement. Le Comité exécutif ou le Comité des finances, à la demande du Comité exécutif, doit s'il y a lieu, établir des règlements et des conditions gouvernant l'attribution des fonds aux comités et groupes organisés des membres de l'Association. Cette section ne s'applique pas aux organisations affiliées.

Section 4 : Le Comité exécutif doit être autorisé à donner des subventions à tout groupe ou organisation dont les membres ne sont pas obligés d'être membres de l'Association.

Section 5 : Blank

Section 6 : Le Comité exécutif doit être autorisé à donner des prêts à tout groupe ou organisation. L'endettement de ce groupe ou de cette organisation ne doit pas être remis excepté à la réunion générale de l'Association.


Soutenir aux Articles

Section 2 : Tout membre de l'exécutif qui choisit d'être candidat à des fonctions politiques doit prendre un congé autorisé temporaire de l'exécutif pour une période de 2 mois précédant le jour d'élection.

Section 3 : Les membres du Comité exécutif qui choisissent de faire campagne activement pour un candidat politique dans le quartier « Alta-Vista » doivent prendre un congé autorisé temporaire de l'exécutif pour une période de 2 mois précédant le jour d'élection.

Section 4 : Un membre de la direction qui désire appuyer un candidat politique doit informer et demander conseil à l'exécutif de l'ACC concernant le besoin de prendre un congé autorisé et s'en tenir aux résultats.