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Canterbury Community Association
PRIVACY POLICY
The
Canterbury Community Association (CCA)
is committed to preserving and safeguarding
your right to privacy. As part of
this commitment, we want you to be
fully aware of what happens to your
personal information, which we have
in our possession. Accordingly, this
Privacy Policy sets out the manner
in which we will collect, use, disclose
and otherwise manage your personal
information or that information you
provide on behalf of other family
members.
Collection
of Personal Information
We collect the personal information
you provide us when you register for
our programs, activities or special
events. The personal information we
collect may include your name, gender,
address and telephone number, e-mail
address, medical information and payment
information.
Any information that is generated during
the registration process is treated
as confidential and will be respected
in accordance with this Privacy Policy.
Purposes
of Collecting Personal Information
We may use your personal information
for one or more of the following purposes:
- to process your registration;
- to assign you and/or your family
a membership number
- to facilitate billing and collection;
and
- to establish and maintain relations
with our registrants.
You may refuse or withdraw your consent
to our use of your personal information
as explained below.
Consent and Opting-Out
Our collection, use or disclosure
of your personal information requires
your consent. Depending on the nature
and sensitivity of your personal information,
your consent to the collection, use
and disclosure of such information
may be express and positive (which
may be oral, in writing or electronic)
or implied (such as by using our products
or services) in which case we assume
that you consent. Consent may be given
by your authorized representative.
You may withdraw your consent at any
time as long as you give reasonable
notice of withdrawal.
Withdrawal
or refusal of consent is subject to
legal and contractual restrictions.
CCA can collect, use or disclose your
personal information for legal, security
or certain processing reasons when
authorized by law. We may also disclose
personal information necessary to
enable us to process your registration
or to collect a debt owed by you.
If
you prefer to be removed from our
list of registrants, you have the
opportunity to opt-out by contacting
us in the manner set out below. If
you do not opt-out, we will assume
that you consent. You are free to
opt-out from our registration list
at any time, allowing a reasonable
time for withdrawal. By opting out
it will be assumed that you wish to
withdraw from any program, activity
or special event you may be registered
in and as such, the Association's
refund policy will come into effect.
Security of Personal Information
We will maintain your personal information
in secure data storage to safeguard
it from unauthorized access, use or
disclosure. We will maintain the strict
confidentiality of all personal information
collected, and will only disclose
such information to selected individuals
who require such information for the
purposes set out above. We will only
keep your personal information for
as long as it remains necessary or
relevant for the purposes stated above
or as otherwise required by law.
We
will keep personal information that
is in our possession or control accurate,
complete and up to date as is necessary
for the purposes for which it is used.
Accessing
Your Personal Information
You have the right to reasonable access
to your personal information in our
possession or control and to request
rectification of any personal information
that may be obsolete, incomplete or
incorrect. To assist your request,
you can directly email the Association's
President at President@cca-acc.ca
or write directly to the President
at the address below. Normally, we
will respond to access or rectification
requests within 30 days.
How
to Contact Us
To obtain access to your information,
report incorrect information, file
a complaint or to make any enquiries
or comments about this Privacy Policy,
contact us at:
Canterbury
Community Association
2185 Arch Street, Ottawa, Ontario
K1G 2H5
Attention: President
Phone: 613-738-8998
Fax: 613-738-1221
Email: President@cca-acc.ca
Last
updated: August 2004
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L'Association
communautaire de Canterbury POLITIQUE
DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
L'Association
communautaire de Canterbury (ACC)
a à cœur de protéger
votre droit à la vie privée.
Dans le cadre de cet engagement, nous
tenons à ce que vous soyez
pleinement informé de l'utilisation
des renseignements personnels que
nous détenons à votre
sujet. La présente politique
a pour but d'établir les modalités
selon lesquelles nous entendons recueillir,
utiliser, divulguer ou traiter de
quelque autre manière vos renseignements
personnels ou des renseignements donnés
sur les autres membres de votre famille.
Collecte
de renseignements personnels
Nous recueillons certains renseignements
personnels que vous nous fournissez
lorsque vous vous inscrivez à
nos programmes, ateliers ou événements
spéciaux.
Ces renseignements personnels peuvent
comprendre votre nom, sexe, adresse
postale, numéro de téléphone,
adresse de courriel, information
médicale et information de
paiement.
Si vous nous transmettez ce genre
de renseignements pour l'inscription,
ceux-ci seront utilisés et
divulgués conformément
aux dispositions de la présente
politique.
Buts
de l'utilisation des renseignements
personnels
Nous utilisons vos renseignement
personnels pour l'une ou plusieurs
des fins suivantes:
- traiter votre inscription;
- vous donner à vous ou à
un membre de votre famille un numéro
d'adhésion;
- aider la facturation et la collection;
et
- établir et maintenir nos
relations avec nos membres.
Vous pouvez en tout temps refuser
ou retirer votre consentement à
la divulgation de renseignements
personnels en communiquant avec
nous de la manière décrite
ci-dessous.
Consentement
et retrait de consentement à
la divulgation de renseignement
personnels
Notre collection, utilisation ou
divulgation de vos renseignements
personnels requiert votre consentement.
Compte tenu de la nature et de la
sensibilité de vos renseignements
personnels, votre consentement à
la collection, l'utilisation et
la divulgation de cette information
pourrait être explicite et
positive (oralement, écrite
ou électronique) ou implicite
(utilisation de nos produits ou
services), en tels cas nous présumons
de votre consentement. Votre consentement
peut être donné par
votre agent autorisé. Vous
pouvez retirer votre consentement
en tout temps en autant que vous
nous donnez un avis raisonnable.
Le retrait ou le refus de consentement
est toutefois sujet à des
restrictions légales ou contractuelles.
L'ACC est tenu de fournir vos renseignements
personnels lorsqu'ils sont requis
pour des raisons de sécurité,
à la demande d'un organisme
d'enquête dans le cas de violation
de convention ou de contravention
à la loi, ou dans toute autre
situation où la loi l'exige.
Nous pouvons également transmettre
des renseignements personnels pour
faciliter le traitement de votre
inscription ou recouvrement d'une
somme impayée de votre part.
Si
vous préférez d'être
enlever de notre liste d'inscription,
vous avez l'occasion de la faire
en communiquant avec nous de la
manière indiquée ci-dessous.
Si non, nous présumons de
votre consentement. Vous êtes
libre de rayer votre nom de notre
liste d'inscription en tout temps,
en nous donnant un avis raisonnable.
En ce faisant, nous présumons
que vous voulez vous retirer de
tout programme, atelier ou événement
spécial pour lequel vous
vous êtes enregistré
et, par conséquent, la politique
de remboursement de l'ACC sera appliquée.
Sécurité
des renseignements personnels
Nous conserverons vos renseignements
personnels au moyen d'un système
sécuritaire d'entreposage
de données afin de prévenir
tout accès, utilisation ou
divulgation non autorisé(e).
Nous assurerons le caractère
strictement confidentiel de tous
les renseignements personnels recueillis
et nous ne les divulguerons qu'aux
personnes qui en ont besoin pour
les fins décrites ci-dessus.
Nous conserverons vos renseignements
personnels uniquement durant la
période jugée nécessaire
ou utile pour les fins citées
plus haut ou selon les exigences
de la loi.
Nous tiendrons les renseignements
personnels en notre possession ou
contrôle aussi exacts, complets
et à jour que possible pour
leurs fins d'utilisation.
Accès de vos renseignements
personnels
Vous avez le droit d'accès
raisonnable à vos renseignements
personnels en notre possession ou
sous notre contrôle, ainsi
que le droit de demander la rectification
de toute information qui est périmée,
incomplète ou inexacte. Pour
faire une telle demande, vous pouvez
envoyer un courriel électronique
au Président de l'ACC à
President@cca-acc.ca.
ou envoyer une lettre au Président
à l'adresse ci-dessous. Normalement,
une réponse à une
demande pour accès ou rectification
sera faite dans un délai
maximum de 30 jours.
Comment
nous joindre
Si vous souhaitez connaître
ou mettre à jour les renseignements
personnels qui sont consignés
dans votre dossier de client, désirez
déposer une plainte, ou avez
des questions ou des commentaires
à formuler à propos
de la présente politique,
veuillez nous écrire :
l'Association
Communautaire de Canterbury
2185 rue Arch Ottawa (Ontario) K1G
2H5
Attention : Président
Téléphone : 613-738-8998
Télécopieur : 613-738-1221
Courriel : President@cca-acc.ca
Dernière
mise à jour: août 2004
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